Cách viết E-mail Tiếng Anh chuyên nghiệp

Cách viết E-mail Tiếng Anh chuyên nghiệp

Hiện nay, không thể phủ nhận rằng email là một phương thức giao tiếp rất hiệu quả mà đa số chúng ta đều sử dụng hàng ngày. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách viết email một cách đúng và hiệu quả, đặc biệt là khi viết bằng tiếng Anh. Vậy là sao để viết email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp nhất? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Cách viết E-mail Tiếng Anh chuyên nghiệp

Cách viết E-mail Tiếng Anh chuyên nghiệp

Tiêu đề (subject)
Nhiều người có thói quen để trắng dòng tiêu đề hoặc “viết cho có”. Hãy xem, một dòng “tít” trên báo có chức năng gì? Nó thu hút sự chú ý của chúng ta. Nó tóm tắt nội dung của bài báo, từ đó, người đọc sẽ quyết định có đọc bài báo đó hay không. Tiêu đề của email cũng vậy.
Trong tiêu đề của email, hãy ghi rõ những thông tin chính của email hoặc nhấn mạnh vào yêu cầu được đưa ra trong email. Nhờ đó, người đọc sẽ nhận ra ngay nội dung chính của email trước khi đọc.
VD: Email báo về cuộc họp sắp tới
– Subject: meeting à không cung cấp thông tin gì nhiều cho người nhận
– Subject: team meeting – 9am – October 10thà người nhận ngay lập tức nắm được thông tin về buổi họp nhóm mà chưa cần mở email

Nội dung Email
Một email thông thường bao gồm các phần như sau:
· Greeting (Chào hỏi)/
· Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
· Introduction (Giới thiệu)
· Main point (Nội dung chính)
· Concluding sentence (Kết thúc email)
· Signing off
Cũng giống như viết thư truyền thống trước đây, chúng ta cần viết email sao cho nội dung tập trung và rõ ràng, tránh lan man. Hãy dùng những câu văn ngắn gọn, trúng vấn đề.

1. GREETING – Chào hỏi
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)
– Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…
VD: Dear Mrs.Price
-Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi
VD: Hi Kelly, Dear Kelly….
-Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. OPENING COMMENT – Câu chào hỏi ban đầu
-Thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhậ
VD: How are you? / How are things?
-Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp, chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn“thanks”
VD: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự
– Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:
VD: I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

3. INTRODUCTION – Giới thiệu
-Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau:
I am writing to + verb…
Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.
VD:
I am writing to ask for the information about the English courses.
(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
I am writing to check if everything is ready for the launch of the product.
​(Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.
I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
-Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn.

4. MAIN POINT – Nội dung chính
-Ta cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, súc tích càng tốt.
-Nhiều người cho rằng email thì không cần phải kiểu cách, lịch sự như dùng thư tay truyền thống. Nhưng thực ra, email hay thư truyền thống đều là sự phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, luôn phải giữ sự lịch sự ở một mức độ nhất định, tùy thuộc vào mối quan hệ, sự thân thiết với người nhận cũng như mục đích của email.
– Hãy hạn chế dùng những từ địa phương, tiếng lóng, viết tắt, những câu nói đùa giỡn. Cũng nên hạn chế dùng các biểu tượng mặt cười (chỉ nên dùng trong khi chat).
-Tuy nhiên, nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:
We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
After careful consideration we have decided…
​(Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.
(Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
-Khi bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:
Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.
(Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
-Để hỏi về vấn đề nào đó, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau
I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
Could you please …? Could you tell me something about …?
​(Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
(Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

5. CONCLUDING SENTENCE – Kết thúc email
Bạn có thể dùng những mẫu câu thông dụng sau:
Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
(Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.
(Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

6. SIGNING OFF – Ký tên
Bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:
Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)
Lưu ý: Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng –> Yours sincerely,
Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng –> Yours faithfully,
Trường hợp không trang trọng, bạn có thể dùng: Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,
Trường hợp trang trọng: Best regards, Warm regards,